SEPA

Kurzinformation SEPA - allgemein

SEPA-Pflicht für Unternehmen ab 01.02.2014

Das bedeutet für Sie, Ihre Zahlungsaufträge können ab diesem Tag nur noch mit den neuen SEPA-Verfahren übermittelt werden.

Überprüfen Sie die Prozesse und Strukturen Ihres heutigen Zahlungsverkehrs

Beispiele:
Welche Rechnungen werden von Ihnen überwiesen?
Welche Rechnungen werden mittels Lastschrift von Ihnen eingezogen?
Haben Sie von allen Ihren Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten die aktuellen Kontodaten mit IBAN und BIC?
Ist Ihre verwendete Software, insbesondere die Zahlungssoftware, SEPA-fähig?

Kann Ihre Software automatisch Konto/BLZ in IBAN/BIC umwandeln?

Fragen Sie Ihre Hausbank nach einem Konvertierungsprogramm.

IBAN
Die IBAN ist die Internationale Bankkontonummer, die in Deutschland 22 Stellen hat.
Beispiel zum Aufbau der IBAN:

DE 07 12345678 0012345678
Ländercode für Deutschland (2) Prüfziffer (2) Bankleitzahl (8) Kontonummer (10)
Falls die Kontonummer weniger als 10 Stellen hat, werden der Kontonummer Nullen vorangestellt.

BIC
Der BIC ist der international standardisierte Business Identifier Code zur weltweit eindeutigen Identifizierung von Kreditinstituten und besteht entweder aus 8 oder aus 11 Stellen.

Formulare, Rechnungen, Briefpapier

Bitte belassen Sie Ihre bisherige Bankverbindung auf Ihren Formularen und drucken Sie zusätzlich IBAN und BIC auf Ihre Rechnungen, Briefpapier etc.

Privatpersonen können Ihre Rechnungen bis 01.02.2016 noch mit BLZ und Kontonummer überweisen, daher sind beide Angaben erforderlich.

Kurzinformation SEPA - Lastschriften

(Wichtig für Unternehmen, die ihre Forderungen/Rechnungen
mittels Lastschriften beim Kunden einziehen)

Beantragen Sie die Gläubiger–Identifikationsnummer

Für die SEPA-Lastschriften benötigen Sie unbedingt eine Gläubiger-Identifikationsnummer, die Sie bei der Deutschen Bundesbank beantragen können.
www.glaeubiger-id.bundesbank.de

SEPA-Inkassovereinbarung prüfen

Durch die SEPA-Umstellung muss die mit der Hausbank geschlossene Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften angepasst werden.

Mandatsverwaltung

Aufgrund der Komplexität und den Aufzeichnungspflichten bei den SEPA-Lastschriften empfehlen wir eine geeignete Software zu verwenden.

Diese sollte mindestens folgende Punkte erfüllen:Automatische Vergabe einer Mandatsreferenz, d. h. eine Kundennummer, die frei wählbar istDruckfunktionen für die Lastschrift-Mandate und das Umdeutungsschreiben
Erkennung eines verfallenen Lastschriftmandates, da dieses nach 36 Monaten (wenn kein Einzug mehr erfolgt ist) nicht mehr gültig ist
Angabe zur Lastschriftausführung (einmalig, erstmalig, wiederkehrend oder letztmalig)
Archivierungsfunktion

Einzug der SEPA-Mandate

Die bisherigen Einzugsermächtigungen müssen Ihnen im Original und unterschrieben vorliegen, dann können diese durch ein Umdeutungsschreiben in ein SEPA-Basislastschrift-Mandat umgewandelt werden.Bei Abbuchungsaufträgen müssen zwingend neue SEPA-Firmenlastschrift-Mandate abgeschlossen werden.
Muster für Lastschrift-Mandate und Umdeutungsschreiben:

http://www.die-deutsche-kreditwirtschaft.de/dk/zahlungsverkehr/sepa/inhalte-der-sepa/lastschrift.html

Das Umdeutungsschreiben finden Sie dann unter Beispiel-Formulare für das SEPA-Lastschriftmandat auf Seite 13.

Pre-Notification (Vorabinformation)

Ihr Kunde muss mindestens 14 Tage vor jedem Einzug schriftlich über den Einzug informiert werden. Diese Frist kann über eine individuelle Vereinbarung auch verkürzt werden.

Einreichungsfristen bei der Bank

Erst- und Einmallastschriften: spätestens 6 Geschäftstage bis 15 UhrFolgelastschriften: spätestens 3 Geschäftstage bis 15 UhrFirmenlastschriften: spätestens 2 Geschäftstage bis 15 Uhr
Für die SEPA-Lastschriften benötigen Sie mindestens die o. g. Vorlaufzeiten, damit Ihre Bank die Lastschrift überhaupt ausführt. Sie können die SEPA-Lastschriften bereits im Voraus an Ihre Bank übermitteln (bis zu 45 Tage vor der Ausführung).

Rücklastschriften

Bitte denken Sie daran, dass bei Rücklastschriften wieder eine neue Vorabankündigung erfolgen muss. Wenn Sie über eine individuelle Vereinbarung die Frist verkürzt haben, können Sie den erneuten Einzug zeitnah durchführen. Auch die Einreichungsfrist bei der Bank ist wieder zu beachten.